Les Répertoires de ProEco.
Dans le répertoire ProEco installé sur votre disque dur, vous trouverez des sous-répertoires qui regroupent différentes données dont certaines doivent être sauvegardées très régulièrement (voir : 
la Gestion des Sauvegardes).
Version antérieure de ProEco sous MS-Access®
En voici leur descriptif :
· JET35 et BDE sont deux répertoires qui reprennent les logiciels permettant d’accéder aux données contenues dans les autres dossiers. Ces deux logiciels ne servent que lors de l’installation de ProEco. Ils ne doivent donc pas être sauvegardés. Par contre, ils ne doivent en aucun cas être utilisés.
· PROG est le répertoire qui reprend le programme ou plus précisément l’exécutable.
· PUBL regroupe les fichiers publics, c’est-à-dire les documents officiels, qui ne doivent pas être modifiés. Les éventuelles modifications à apporter à ces documents sont effectuées par INFODIDAC asbl et mises à disposition lors de la mise à jour de ProEco, c’est-à-dire lors de la sortie d’une nouvelle version.
· DOCU, c’est le répertoire dans lequel vous enregistrerez tous vos documents utilisateurs, vos documents personnels en somme. Il regroupe également quelques documents verrouillés (.ELF et .ENF) qui sont fournis par Infodidac (voir : les Extensions des Fichiers).
· ETUD reprend les données des Elèves ou Etudiants, celles contenues dans leur fiche mais également les absences et les données sur les réunions de parents.
· ETUDP contient, lui, les photos des Elèves ou Etudiants, ainsi que les documents OLE intégrés dans ProEco.
· PROF regroupe les informations des fiches : ‘Enseignants’.
· PROFP contient pour sa part les photos et les documents OLE des Enseignants.
· DATA concerne les données communes : l’organisation de l’Ecole, les Cours, les Adresses Utiles… On y regroupe aussi les licences, les fichiers : ‘.Cry’.
· ARCHIV contient les données sur les Anciens Enseignants et Anciens Elèves.
Attention : Ces sept derniers répertoires sont ceux pour lesquels il sera fortement conseillé d’effectuer régulièrement des sauvegardes.
Version actuelle de ProEco sous Firebird.
Réorganisation des répertoires – Protection des données.
Ajout de nouveaux sous-répertoires dans le dossier ProEco :
- DataFB : Nouveau dossier pour les bases de données FireBird (voyez le point ‘b’, ci-dessous);
- Temp : Pour des fichiers temporaires générés par le logiciel. Ce dossier peut être vidé régulièrement sans danger;
- Export : Pour les fichiers : ‘PDF’ générés/exportés, voir le point 4 ci-dessus. La gestion de ce dossier vous appartient. Si vous générez des fichiers : ‘PDF’, c'est à vous à les supprimer au moment où vous n'en avez plus besoin pour éviter que la taille de votre dossier : ‘ProEco’ augmente inutilement;
- Config : ProEco y place les fichiers de configuration et de licence.
Dossiers de données :
- Les anciens dossiers : Etud, EtudP, Data, Prof, ProfP, Archiv qui contenaient les fichiers MS-Access® disparaissent.
- Les bases de données Firebird sont désormais toutes placées dans le nouveau dossier DataFB;
- Voir la protection des données au point d ci-dessous;
- Attention ! Si lors de l'installation vous avez choisi de garder temporairement une base de données en MS-Access®, les anciens dossiers restent utiles pendant le temps de cette transition et la protection des données ne vous concerne pas !
Dossiers qui ne changent pas :
- Docu : Ce sont vos modèles de documents, pas de changement dans la gestion de ce dossier. Pour rappel, la gestion de ce dossier vous appartient. C'est à vous à classer vos modèles de documents et à supprimer les fichiers que vous avez créés et qui ne sont plus utilisés;
- Publ : Les fichiers de référence "public" dont à besoin ProEco pour fonctionner.
A noter que désormais le plus gros de ces fichiers : ‘publ.fdb’, n'est plus fourni directement dans le fichier d'installation des nouvelles versions de ProEco. Lorsqu'une nouvelle version de ce fichier de référence est disponible, c'est ProEco qui s'en rend compte et qui le télécharge lors du démarrage du logiciel. Même fonctionnement que lors d'une nouvelle version du mode d'emploi.
Au démarrage de ProEco 4, une nouvelle version du fichier : ‘Publ.fdb’ sera téléchargée, ainsi qu'une nouvelle version du mode d'emploi, adaptée à ProEco 4.
- Prog : Le programme ProEco, ce dossier contient le ProEco.exe qui est le logiciel ProEco en lui-même.
- BDE : Ce dossier reste utile au bon fonctionnement du logiciel (Borland Database Engine).
Protection des données :
La protection des données était un des points faibles des fichiers MS-Access®. En effet, pour pouvoir y accéder, ProEco avait besoin d'un accès lecture/écriture sur les dossiers contenant les fichiers de type : ‘mdb’ (Etud, Data, Prof...), ce qui rendait ces fichiers vulnérables sur les réseaux.
Avec Firebird, la situation est différente. ProEco n'accède plus directement aux fichiers ‘fdb’, le système "Client/Serveur" fait que c'est le gestionnaire Firebird qui tourne sur votre serveur (votre PC si vous n'avez pas de réseau) qui accède aux données.
Pour tous les accès aux bases de données, ProEco ne lit plus et n'écrit plus directement dans les fichiers de type : ‘fdb’, il dialogue avec Firebird qui lui répond, traite les données, lit et écrit dans les bases de données, mais agit en tant qu'Administrateur du réseau.
Quelles sont les conséquences de ce changement ?
- Si vous êtes seul à utiliser ProEco sur un PC unique ou si vous avez un tout petit réseau sans protection particulière (deux ou trois PC dans la même pièce ou dans deux pièces voisines), il n'y en a pas, vous ne devez rien changer à vos habitudes. Continuez à veiller à ce que personne n'accède à votre PC, que personne ne fasse de copies de vos données, placez vos sauvegardes à l'abri des vols comme auparavant.
Sauf exception, c'est votre cas si vous travaillez dans une Ecole Fondamentale ou une petite Ecole Secondaire.
- Si vous avez un réseau plus grand, avec plus d'utilisateurs, vous pouvez désormais installer des protections plus importantes pour protéger vos données ProEco contre l'effacement ou le vol. Il n'y a pas d'obligation, mais c'est évidemment fortement conseillé.
Comment faire ?
Tout simplement en utilisant les protections NTFS (New Technology File System de Microsoft®) proposées par Windows. Pour cela contactez votre gestionnaire réseau qui pourra se charger de cette opération ou vous conseillera pour la réaliser.
En pratique, une protection NTFS différente pour chacun des sous-dossiers de ProEco :
- DataFB : Aucun accès, ni lecture, ni écriture, sauf pour les Administrateurs. Les fichiers les plus importants de ProEco seront donc à l'abri des effacements ou des vols.
- Prog, BDE, Config : Accès uniquement en lecture pour tout le monde, écriture uniquement pour les Administrateurs. Ces dossiers ne sont modifiés que par l'installation d'une nouvelle version ou lors d'un changement dans votre licence.
- Docu, Publ, Export, Temp : Accès en lecture/écriture pour tout le monde. Bien entendu, comme pour les PC uniques, en tant qu'Administrateur, continuez à veiller à ce que personne n'accède à votre PC, ne fasse de copies des données. Placez vos sauvegardes dans des endroits sécurisés, à l'abri des vols et des destructions.
Les Administrateurs sont les personnes qui s'occupent de la partie technique du réseau (s'il y a lieu) mais aussi ceux qui sont chargés de l'installation de nouvelles versions du logiciel ou qui gèrent les sauvegardes des données. Ces personnes doivent garder l'accès complet sur les données, puisqu'elles en sont responsables. La nouvelle organisation est prévue pour empêcher à tous les autres utilisateurs d'y accéder d'une manière détournée avec tous les risques que cela pouvait comporter.
Tout cela ne change bien évidemment rien au fait qu'IL VOUS APPARTIENT TOUJOURS de vous arranger pour ne pas perdre vos données en faisant régulièrement des SAUVEGARDES !!
Ces sauvegardes doivent s’opérer CHAQUE JOUR pour les Ecoles où les données évoluent beaucoup (Ecoles secondaire et supérieures), elles doivent être exécutées CHAQUE SEMAINE pour les Ecoles où il y a moins de modification journalières comme les Ecoles Fondamentales, mais CHAQUE JOUR aussi lors des périodes où il y a beaucoup de travail réalisé (septembre, octobre, juin...).
Ces sauvegardes doivent se faire sur des SUPPORTS MULTIPLES et FIABLES : clés USB, CDs, disques externes, etc. . .
Ne sauvegardez pas toujours sur le même CD, le même disque, la même clé USB, il est INDISPENSABLE de faire une tournante sur un minimum de QUATRE supports différents pour disposer de plusieurs copies indépendantes des données. Un CD s'abîme, se raye, plus vite qu'on ne le pense, un disque externe peut aussi crasher, une clé USB semble parfaite et ne présenter aucun risque, or ce n'est pas le cas, elle peut se casser, se perdre, tomber dans l'eau, tout à coup ne plus fonctionner parce qu'elle a eu trop chaud ou trop froid !
Placez vos supports de sauvegarde dans des endroits sécurisés, si possible différents, avec au moins une copie régulière gardée en dehors de l'Ecole.
Trop d'Ecoles perdent encore leurs données chaque année…et cela ne concerne pas que ProEco !
La sauvegarde du ProEco 3 que vous réaliserez avant l'installation de ProEco 4 devra être conservée plusieurs jours, le temps de s'assurer que tout est correct dans le nouveau ProEco. Et ceci sans empêcher d'autres sauvegardes des données du ProEco 4 sur d'autres supports ou dans d'autres dossiers du même support.
Attention !
Important : Avant de faire une copie d'un ProEco 4 vers un dossier sauvegarde qui contient un ProEco 3 (sur une clé USB ou autre). IL FAUT D'ABORD VIDER le contenu du dossier ProEco de la cible, sinon les fichiers ProEco 3 et ProEco 4 vont s'additionner dans le dossier de sauvegarde qui va occuper le double de l'espace nécessaire et vous risquez de retrouver tous ces fichiers devenus inutiles sur votre PC si un jour vous récupérez la sauvegarde.
En revanche, si votre ProEco est hébergé sur les serveurs Infodidac.NET, toutes les sauvegardes sont quotidiennement réalisées automatiquement.
Notez !
Remarques générales :
- Si vous avez développé des logiciels extérieurs qui accèdent aux bases de données de ProEco, contactez Infodidac ASBL pour obtenir les codes d'accès aux nouvelles bases de données Firebird. Ces codes permettent désormais une différence entre accès uniquement en lecture et un accès en… Lecture/Ecriture.
- Si vous recopiez votre ProEco d'un PC vers un autre, par exemple "copie à la maison…", avant de recopier un ProEco 4 dans un dossier plus ancien contenant encore un ProEco 3 , il faut d'abord vider le contenu du dossier cible (voyez la remarque identique dans le paragraphe des sauvegardes ci-dessus).
Si vous ne faites pas cela, le dossier ‘ProEco’ du PC destination (cible) contiendra à la fois les fichiers anciens du ProEco 3 ainsi que les nouveaux du ProEco 4. Votre ProEco prendra donc le double de l'espace nécessaire et vous risquez de renvoyer ces anciens fichiers vers l'Ecole le jour où vous ferez l'opération inverse, confirmant ainsi la réplication des anciens fichiers inutiles.