Cette phase permet deux choses :
· générer les factures à partir des articles encodés dans la fiche élève (thème 16), de manière complète et compatible avec les logiciels de comptabilité (n° de facture, communication structurée, ...), et sauver cette facture dans la ligne correspondante du thème 17
· préparer les données des thèmes 46 et 47 afin que ceux-ci contiennent toutes les informations nécessaires pour vous permettre d'exploiter ces factures dans les listes et éditeur de documents.
Avant de pouvoir générer des factures d'une facturation, vous aurez au préalable configuré celle-ci (voir ‘Définition des Facturations’).
· sélectionnez les élèves concernés par la facturation
· ou faites une sélection au préalable
Utilisez le « ? » pour choisir la facturation. Lorsque la facturation à traiter est choisie, une description des articles prévus sur cette facturation apparaît.
Ce point vous permet d'afficher dans une liste les données qui vont être (ou ont été) générées dans les factures. Les élèves concernés sont envoyés vers la sélection J et les thèmes 46 et 47 sont générés pour ces factures.
Utilisez :
· « uniquement les factures qui vont être générées » : pour vérifier attentivement les nouvelles factures avant facturation
· « avec les factures déjà générées » : pour obtenir une vue globale sur la facturation choisie. Il faut alors avoir aussi sélectionné les élèves qui ont déjà été facturés.
· « toutes les facturations » déjà générées : pour obtenir une vue globale sur les facturations déjà opérées. Il faut alors avoir sélectionné les élèves qui ont déjà été facturés.
Le point « laisser les données des factures précédentes » vous permet de rajouter à la liste précédente (aux données des thèmes 46/47) les factures des élèves sélectionnés précédemment.
Les thèmes 46 et 47 contiennent temporairement les informations sur les factures dernièrement générées.
Le thème 46 ‘Articles à imprimer’ contient la liste des articles de ces factures : libellé, quantité, montant…
Le thème 47 ‘Factures à imprimer’ contient les informations de ces factures (dates, numéro comptable, montant total, communication structurée...)
Attention, ces thèmes 46 et 47 sont des thèmes temporaires qui peuvent être exploités dans les listes rapides et l'éditeur de document. Chaque opération de « Contrôle par Liste », de « Génération de facture » ou de « Réimpression » est susceptible de supprimer les anciennes données de ces thèmes.
Des listes rapides avec le thème 47 permettent de faire des listes des élèves facturés.
Des listes rapides avec les thèmes 46 et 47 permettent de faire des listes des élèves facturés avec le détail des articles.
C'est la seule option qui, quand l'impression est demandée, génère effectivement de nouvelles factures (une ligne dans le thème 17). La prévisualisation ne sauve pas la facture et ne vide pas les articles facturés.
· « N° facture » reprend le numéro de la dernière facture générée par ProEco, plus 1.
· « Confirmation manuelle » permet à l'utilisateur de confirmer chaque élève avant de les facturer.
· « Enlever les montants des articles à vider » permet de vider les lignes du thème 16 ‘Articles à facturer’ des articles (pris en compte dans cette facturation) qui ont un « O » dans leur propriété ‘Vider après facturation’ (voir ‘Définition des Articles’)
Voici les données qui sont générées pour chaque facture :
· le numéro de facture basé sur le renseignement « N° facture de départ »
· la date de facture = « Date de référence »
· la date d'échéance = « Date d'échéance »
· le libellé = celui encodé dans la configuration de la facturation
· la communication structurée générée comme suit : Numéro ComptEco sur 1 caractère + Année civile sur 2 caractères + Numéro de la facture sur 7 caractères + Les 2 chiffres de vérification
· le montant total
· la liste des articles facturés
· certaines données concernant l'élève : Niveau/Année/AnFF, matricule informatique…
· ainsi que, pour chaque article facturé : le libellé de l'article + le montant + le montant unitaire et la quantité + l'explication du calcul
Après avoir facturé, il est intéressant d'imprimer une liste des factures générées, sur base du thème 47 (et 46 s'il faut le détail des articles) ou des statistiques.
Pour réimprimer les factures d'une facturation, reprenez ce point. La donnée ‘Duplicata’ du thème 47 est remplie.