Publipostage 

Publipostage.

Voici la fenêtre qui apparaît lors de l’appui sur le bouton :

Celle-ci se divise en trois volets. Il ne sera possible d’exprimer qu’un seul choix parmi ces trois possibilités. Le fait d’en choisir un, fera que les deux autres ne seront plus sélectionnables et par conséquent, grisés.

Le volet : ‘Exportation’.

Pour des informations, voir : Exportation.

Le volet : ‘Publipostage Word’.

Le publipostage peut être de trois types : une lettre-type, des étiquettes ou une liste de type ‘catalogue’.

Effectuer un choix entre les trois options : ‘Imprimante’, ‘Télécopie’ et ‘E-Mail’. Un clique sur le bouton : afin de rechercher un document de type ‘Texte’ (format MS-Word®) sur le disque dur de l’ordinateur ou tout autre source de stockage. Dans le cas du choix d’une télécopie ou d’un e-mail, il faudra effectuer un clique sur la flèche à la droite de la Combo-Box : ‘E-Mail/Fax :’ afin de choisir un paramètre et encoder un sujet d’e-mail.

Noter : Il va de soit, qu’en cas de sélection d’imprimante, à droite, la Combo-Box : ’E-mail/Fax :’ ainsi que le champ :’Sujet mail :’ resteront grisés. Noter aussi que dans le cas du choix : ‘Etiquettes’ ou ‘Liste (“catalogue”)’, les options du cadre : ’Lettre – Type’ seront grisées.

·                       S’il s’agit d’une lettre-type :

On peut opter pour l’imprimante, la télécopie ou l’email… comme destination du publipostage. Dans ces deux derniers cas, ce ne sera possible que si l’on retrouve, dans l’un des champs d’information sélectionnés, respectivement le numéro de fax ou l’adresse e-mail. Si cela est bien le cas, il faut sélectionner dans le champ : ‘Email/Fax :’ l’élément correspondant et s’il s’agit d’un email, son sujet.

Noter : S’il s’agit d’un mail, au moment de la fusion, MS-Word® envoie les mails immédiatement sans possibilité de les vérifier, de les voir ou de stopper l’envoi.

Il faudra choisir ensuite le document servant de lettre-type au publipostage. Si aucun n’est précisé, un nouveau document s’ouvrira automatiquement dans MS-Word® et celui-ci se glissera dans la barre des tâches.

Il faudra le sélectionner. On se trouve dès lors dans MS-WORD® et il sera alors possible d’encoder le texte principal en y insérant des champs de fusion. En cliquant le bouton : ‘Insérer un champ de fusion’, la liste des champs (correspondants aux éléments de la liste ou du tableau) se déroule et on peut choisir le champ à insérer.

Il est possible, également d’insérer un mot-clé du type : ‘Si’, ‘Alors’, ‘Sinon’… Ce dernier permettra, par exemple, de personnaliser un document au niveau du sexe de la personne à qui l’on s’adresse.

Dans le fichier MS-WORD®.

Avec le bouton : ‘Mode Publipostage’ , on pourra visualiser la lettre-type, le résultat pour un Elève ou Etudiant.

Puis, à l’aide des flèches , on pourra voir le résultat pour le premier enregistrement, le précédent, le suivant ou… le dernier.

On peut, en cliquant sur ces boutons, après vérification soit :

Il sera également possible de réaliser le publipostage vers la messagerie électronique. Il faudra pour cela avoir sélectionné le champ des adresses mails à qui on souhaite envoyer la lettre.

Finalement, on pourra aussi envoyer le courrier directement au télécopieur (fax). Pour cela, le système devra être équipé d’un programme de télécopie compatible MAPI. A cette fin, il faudra bien sûr avoir sélectionné le champ reprenant le n° de fax du destinataire.

·     S’il s’agit d’étiquettes :

Dans le module d’exportation, sélectionner le publipostage d’étiquettes. Sélectionner un modèle existant. Si on n’en précise aucun, un nouveau document s’ouvrira automatiquement dans MS-Word® et se glissera dans la barre de tâches.

Sélectionner celui-ci et cliquer directement sur le bouton d’Aide au publipostage : .

On pourra aussi atteindre cette fonctionnalité via le menu : ‘Outils > Publipostage…’.

L’aide se compose de trois étapes :

·                                       Préparer en 1, le document principal.

On pourra sélectionner le type d’étiquettes (suivant le n° de référence et les dimensions), mais on pourra également modifier les dimensions définies (via ‘Détails’) ou également en créer de nouvelles (via ‘Nouvelle étiquette’). En validant, une nouvelle fenêtre permettra de créer un exemple d’étiquette en insérant les champs de fusion un à un.

·                                       Modifier éventuellement la source des données en 2

On pourra accéder à l’ensemble des enregistrements, les visionner un par un, et éventuellement les modifier, en ajouter ou en supprimer.

·                                       Fusionnez les données en 3

On pourra décider de fusionner les données vers un nouveau document que l’on pourra imprimer par la suite, ou directement vers l’imprimante. Des options de requête sont disponibles, qui permettront de filtrer et de trier les enregistrements.

·     S’il s’agit d’une liste « Catalogue » :

Dans le module d’exportation, sélectionner le publipostage d’une liste ‘Catalogue’.

Dans le document, insérer les champs de fusion que l’on désire voir apparaître dans la liste, avec la mise en page que l’on souhaite.

Ensuite, cliquer sur le bouton : ‘Fusionner vers un nouveau document’ .

On obtiendra la liste reprenant tous les enregistrements.

Il sera possible de passer également par l’Aide au publipostage et lui définir des options de requête particulières comme par exemple, l’ordre de tri.

Noter : Il sera possible de sauvegarder le modèle de publipostage afin d’utiliser celui-ci avec d’autres sélections.

Le volet : ‘Envoi Mail / Fax MAPI’.

Pour des informations, voir : Envoi.

Les fonctions spécifiques à cette fenêtre :

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